• Время работы: 09-19
  • +7 (495) 532-62-81
  • Как заполнять приходный кассовый ордер

    В работе любой организации большое внимание уделяется правильному ведению бухгалтерии. Корректно заполненные документы помогают вести четкий учет в компании, а также планировать деятельность. Кроме того, регулярно в организациях проводятся проверки. Один из параметров – правильное ведение документации.

    Один из важных аспектов в учете – ведение кассовой дисциплины. Например, выдача любой суммы наличных из кассы предприятия должна сопровождаться заполнением расходного кассового ордера. Прием наличных осуществляется на основании приходного кассового ордера. На основе этих документов и осуществляется контроль за финансовой деятельностью. Также эти данные помогают принимать верные управленческие решения. Приходный кассовый ордер – на что обратить внимание Правильно заполненный документ – принципиальный вопрос в ряде споров с контролирующими органами. Кроме того, что приходный ордер является важным документом для принимающей наличные организации, на его основе также составляется отчет компании, которая оплачивает денежные средства за купленный товар или оказанную услугу.



    Приходный кассовый ордер понадобится в том случае, если компанией был продан товар плохого качества или оказанная услуга не соответствовала заявленным характеристикам. Квитанция к приходному кассовому ордеру поможет отстоять свои права при обращении в общество по защите прав потребителей. Этот документ является подтверждением того, что услуги были оплачены в конкретной фирме и у определенного продавца. Зачем заполнять приходный кассовый ордер Существует несколько причин, по которым денежные средства могут передаваться в кассу организации.

    Наиболее распространенные из них:

    • поступление денежных средств с расчетных счетов в кассу организации;
    • выручка, полученная от продажи товаров или услуг покупателям;
    • возврат средств работником, в случае неполного использования по подотчетным документам;
    • возврат заемных средств;
    • средства, полученные в результате возмещения ущерба организации;
    • взносы в уставный капитал, полученные от учредителей организации.

    Оформление приходного кассового ордера в этих случаях будет обязательным как для организации, так и для индивидуального предпринимателя. Невыдача такого документа является нарушением кассовой дисциплины. За такие нарушения предусмотрен штраф в размере до пяти тысячи рублей для должностного лица и до пятидесяти тысяч рублей для организации.

    Некорректное заполнение данных в приходном кассовом ордере чревато искажением данных в бухгалтерском учете и планировании. Такие недочеты расцениваются налоговыми органами как грубое нарушение кассовой дисциплины. Они также караются штрафами. Форма КО-1. Предназначение и законодательство Приходный кассовый ордер считается документом, подтверждающим факт получения суммы денежных средств в кассу организации. Документы заполняются по предусмотренной законодательством форме бланка КО-1. Еще в 1993 году был утвержден «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации». На основе данного документа и на сегодняшний день заполняются документы.

    Документ подписывается главным бухгалтером или другим лицом, имеющим право подписи. Бланк приходного кассового ордера условно можно разделить на две части: сам бланк и квитанция к нему.


    Лицо, вносящее денежные средства в организацию, получает заполненную квитанцию к ордеру, заверенную печатью фирмы и подписью уполномоченного лица. Также необходимо указать сумму денежных средств, переданную в кассу организации.

    Документ заполняется в одном экземпляре. Важно помнить, что помарки и исправления в этом бланке недопустимы. В случае обнаружения помарок или неточностей следует выписать новый бланк вместо испорченного. Как правильно заполнить квитанцию Не менее важно правильно оформить квитанцию к приходному кассовому ордеру. Она похожа на сам ордер, заполняется квитанция по тому же принципу. Особенность заполнения – необходимость заверить квитанцию печатью и подписью. Печать ставится таким образом, чтобы половина оттиска оставалась на квитанции, а вторая часть была на самом приходном кассовом ордере.

    Право заверить ордер может быть у кассира, бухгалтера, главного бухгалтера или другого уполномоченного лица. Право подписи необходимо закрепить внутренним документом. Подпись на квитанции обязательно должна содержать расшифровку – фамилию и инициалы.
    После заполнения всех граф приходного кассового ордера и квитанции к нему, необходимо отрезать квитанцию по специальной линии и отдать ее плательщику в качестве подтверждающего факт оплаты документа. Приходный кассовый ордер следует подшить к кассовым документам по данной операции. Обратите внимание на обязательные реквизиты Следует внимательно заполнять все графы документа. Информация вписывается во все строчки, без ошибок и исправлений.



    Рассмотрим информацию более детально:

    • в графе «Организация» указывается правовая форма компании и ее наименование. Если документ заполняется индивидуальным предпринимателем, указывается его фамилия и инициалы;
    • в графе «ОКПО» вписывается код предприятия. Данный код можно узнать в органах статистики по месту постановки на учет. В том случае, если код не был присвоен, в данной графе следует поставить прочерк;
    • строчка «Структурное подразделение» заполняется в том случае, если регулярно средства передаются в бухгалтерию из других отделов. В противном случае можно оставить строку пустой или поставить в ней прочерк;
    • в графе «Номер документа» следует указать порядковый номер приходного кассового ордера. Нумерация начинается с 1 января каждого года и не прерывается на протяжении всего времени до начала нового календарного года;
    • день, когда наличные денежные средства поступили в кассу предприятия, указывается в графе «Дата». Следует указать данные в формате ДД.ММ.ГГГГ;
    • строчки «Дебет» и «Кредит» заполняются только компаниями, применяющими общий режим налогообложения. В том случае, если организация выбрала упрощенную систему налогообложения, эти графы остаются пустыми;
    • в графе «Код целевого назначения» код будет указываться только в том случае, если организация пользуется системой кодирования поступивших средств. В другом случае строчка остается незаполненной;
    • в графе «Сумма, руб.коп.» необходимо указать точную сумму поступивших денежных средств. Сумма записывается в цифровом обозначении с указанием рублей и копеек через запятую;
    • данные о физическом лице или организации, внесших денежные средства в кассу организации указываются в графе «Принято от…». Следует указать фамилию, имя и отчество плательщика. В том случае, если денежные средства вносятся от организации, следует указать и название компании, и данные лица, производящего оплату;
    • графа «Основание» служит для указания основания поступления денежных средств в кассу организации. Это может быть оплата товара или услуг, внесение предоплаты, получение средств из банка, возврат денежных средств или торговая выручка;
    • в графе «Сумма прописью» дублируется сумма полученных средств. В этой графе необходимо записать сумму прописью. Исправления здесь недопустимы. Рубли пишутся с заглавной буквы с начала первой строки, копейки можно указать цифрами. Важно, что в этой графе не может быть незаполненного места. В пустой части строки следует поставить прочерк;
    • строка «В том числе» актуальна для предприятий, работающих с налогом на добавленную стоимость. В данной графе сумма НДС указывается цифрами. Если организация работает без данного налога, в графе указывается «Без НДС»;
    • все первичные документы, касаемые данного платежа, перечисляются в графе «Приложение». К таким документам относятся внутренние распоряжения, отчеты кассира и прочие документы.

    Заполнение приходных кассовых ордеров онлайн

    Законодательством предусмотрено заполнение приходных кассовых ордеров не только от руки, но и в электронном виде. Для этого можно использовать различные автоматизированные сервисы и программы.
    Самыми распространенными программами для заполнения приходных кассовых ордеров считаются 1С, Галактика, Парус, БЭСТ, Мое дело и другие. Работа в автоматизированной программе позволяет значительно ускорить процесс оформления документов. Кроме того, в электронном виде автоматически формируется корректная нумерация и автоматически ведется журнал регистрации приходных документов организации.

    Еще одно преимущество использования подобных программ гарантирует регулярное обновление базы нормативных документов. Это означает, что бухгалтер сможет оперативно среагировать на изменения в законодательстве и корректно заполнить все необходимые документы.

    Что делать если случилась ошибка

    В том случае, если во время заполнения приходно-кассового ордера была допущена ошибка, документ придется аннулировать и заполнить новый. Важно помнить, что грубые ошибки и заметные исправления позволяют признать документ недействительным.

    Учет и хранение

    В соответствии с законодательством кассовые документы необходимо хранить в течение определенного срока. Так, документы, в которых отражается приход и расход денежных средств, подлежит хранению в течение четырех лет с точки зрения налогового учета. Бухгалтерским учетом предусмотрено хранение в течение пяти лет.

    Ответственность за соблюдение сроков хранения документов лежит на руководителе организации. Срок хранения рассчитывается с 1 января следующего года, после которого была совершена операция.